Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah

Pengelolaan dana satuan pendidikan yang transparan dan akuntabel merupakan salah satu upaya dalam mencapai pendidikan yang bermutu. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah telah menyiapkan Aplikasi RKAS yang terintegrasi secara nasional untuk memfasilitasi satuan pendidikan dalam perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, penatausahaan, dan pertanggungjawaban dana Bantuan Operasional Sekolah dan sumber lainnya yang diterima oleh satuan pendidikan.

Untuk mendukung implementasi Aplikasi RKAS ini, Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah mengeluarkan Surat Edaran nomor: 4313/D/PR/2019 tentang Penggunaan Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah pada Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah. Surat edaran tersebut ditujukan kepada Gubernur, Bupati/Walikota seluruh Indonesia agar menginstruksikan Kepala Dinas Pendidikan hal-hal sebagai berikut:

1. Menugaskan Tim BOS sebagai Admin pengelola Aplikasi Manajemen RKAS per-bidang pendidikan dasar (SD/SMP) serta bidang pendidikan menengah dan khusus (SMA/SMK/SLB).
2. Masing-masing Tim BOS provinsi/kabupaten/kota melakukan registrasi pada laman: markas.dikdasmen.kemdikbud.go.id dengan melampirkan SK Tim BOS yang telah ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
3. Menugaskan Tim BOS untuk menginput kode rekening yang telah ditetapkan melalui peraturan kepala daerah, paling lambat tanggal 30 September 2019 ke dalam aplikasi manajemen RKAS di laman: markas.dikdasmen.kemdikbud.go.id, serta mengirim file tersebut dalam bentuk excel sesuai dengan format ke surel: rkas.dikdasmen@kemdikbud.go.id.
4. Menugaskan Tim BOS untuk berkoordinasi dengan BPKAD (Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset daerah) setempat dalam rangka optimalisasi proses sosialisasi dan pemanfaatan laporan dari Aplikasi RKAS.
5. Mempersiapkan kegiatan sosialisasi Aplikasi RKAS ke seluruh satuan pendidikan di wilayahnya masing-masing.
6. Menugaskan kepala sekolah untuk menggunakan Aplikasi RKAS untuk kegiatan perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, penatausahaan, dan pertanggungjawaban melalui dana Bantuan Operasional Sekolah dan sumber lainnya yang diterima oleh satuan pendidikan.

Aplikasi RKAS (Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah) merupakan sebuah sistem informasi yang dibuat untuk menangani masalah manajemen keuangan sekolah mulai dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan atau pengendalian. Dengan sistem yang terdistribusi diharapkan berbagai pihak yang terlibat mampu berkoordinasi dengan baik. Capaian output terakhir yang diberikan sistem informasi ini adalah pelaporan, dimana setiap report yang dihasilkan sudah disesuaikan dengan format yang dikeluarkan pemerintah.

A. Instalasi Aplikasi
Pada tahapan instalasi ini merupakan tahapan awal untuk memasang aplikasi RKAS pada komputer kita. Langkah yang pertama kita lakukan adalah mendownload aplikasinya di alamat : http://rkas.dikdasmen.kemdikbud.go.id/download

Pada halaman ini kita diberikan 2 pilihan tombol, yaitu tombol download dan tombol login. Berikut perbedaannya :

1. Tombol Download : untuk pihak sekolah mengunduh installan aplikasi RKAS yang berbasis desktop.
2. Tombol Login : untuk masuk ke aplikasi dinas pendidikan kabupaten atau pun provinsi yang berbasis website.

Karena disini kita akan membahas aplikasi RKAS untuk pihak sekolah maka kita klik download. Setelah di download, buka explorer kemudian cari file software RKAS sesuai dengan alamat direktori ketika download. Setelah ditemukan kemudian lakukan proses install dengan cara :

1. Double mengklik file Setup-RKAS.exe. 
2. Klik Yes untuk melanjutkan proses instalasi
3. Ceklis create a desktop shortcut (jika diperlukan), kemudian klik next.
4. Klik Install. 
5. Tunggu hingga proses instalasi selesai.
6. Klik Finish, Sampai pada bagian ini sebenarnya proses instalasi sudah selesai. Berikutnya secara otomatis aplikasi RKAS akan terbuka.

Aplikasi ini memiliki fitur auto update, sehingga jika ada versi yang terbaru dan menemukan koneksi internet maka akan secara otomatis terupdate ke versi yang terbaru. Pada proses update ini biasanya aplikasi ketika dijalankan akan terasa lambat, hal ini dikarenakan ada proses download terlebih dahulu.

Tunggu hingga splash screen hilang dan masuk ke aplikasi RKAS. Ketika sudah masuk ke dalam aplikasi, untuk pertama kali kita akan diminta melakukan aktivasi. Pada form aktivasi ini sekolah bisa memperolehnya dari dinas pendidikan sekolah tersebut.

Pastikan ketika melakukan aktivasi ini terkoneksi ke jaringan internet.

Form Aktivasi akan muncul ketika pertama kali aplikasi diinstall, tujuannya adalah agar aplikasi tidak sembarangan digunakan dan harus ada penanggungjawab aplikasi. Pada tahapan ini diwajibkan terkoneksi dengan internet, karena data aktivasi ini akan di cocokkan dengan data di dinas pendidikan. Berikut penjelasan masing-masing kolom inputan:

1. Kode Aktivasi (wajib diisi) : kolom ini diisi dengan kode registrasi sekolah kita yang sudah diajukan ke dinas pendidikan. Kode ini setiap sekolah berbeda-beda. Untuk itu mintalah kode registrasi ke dinas pendidikan terkait.
2. Nama (wajib diisi): kolom ini diisi oleh nama operator sekolah.
3. Email (wajib diisi): kolom email ini wajib diisi karena alamat email ini akan digunakan untuk login kedalam aplikasi. Alamat email ini tidak boleh sama satu dengan yang lainnya. Supaya lebih aman, gunakanlah email sekolah, sehingga ketika terjadi pergantian pegawai atau operator tidak harus mengganti alamat emailnya.
4. No Handphone : kolom ini diisi dengan nomor hendphone operator atau boleh dengan nomor telepon sekolah.
5. Password (wajib diisi) : kolom ini harap diisi sebaik mungkin karena akan digunakan ketika login. Password harus kombinasi angka, huruf kecil, kapital supaya tidak mudah diketahui.
6. Ulangi Password (wajib diisi): kolom ini untuk memastikan bahwa password kita sudah benar.
7. Indikator terhubung ke server atau tidak. (wajib terhubung internet).
8. Tombol Registrasi : tombol ini digunakan untuk mengirim data ke dinas pendidikan. Tombol ini akan aktif jika terhubung dengan internet, dan akan disable jika tidak terhubung dengan internet.

Kemudian klik tombol registrasi

Sistem Informasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) merupakan sistem yang terpusat (terdistribusi), dimana dalam pengolahan datanya ada sebagian yang melibatkan pihak dinas pendidikan kabupaten. Namun demikian sistem ini juga dapat bekerja secara offline, sehingga tidak merepotkan para user yang menggunakannya. Berikut akan di uraikan tahapan-tahapan dalam menggunakan aplikasi RKAS ini.

B. Menu Dashboard
1. Menu Masuk
Untuk login ikuti langkah-langkah berikut :

1. Klik Start → cari program RKAS kemudian klik.
2. Tunggu hingga splash screen tertutup, setelah itu klik menu Masuk.
3. Maka akan tampil form login. Pada bagian ini tidak diperlukan koneksi internet.

Berikut penjelasan masing-masing fiturnya :

1. Isi username (email) dan password sesuai ketika proses aktivasi. Kemudian pilih tahun anggaran yang akan dibuka.
2. Kemudian klik tombol login untuk melanjutkan dan tombol batal jika tidak akan melanjutkan.
3. Tombol Lupa Password digunakan jika suatu ketika operator sekolah lupa password untuk masuk aplikasinya. Maka klik tombol lupa password. Sebelum mengklik tombol lupa password wajib diisi terlebih dahulu email loginnya, baru kemudian klik tombol lupa password.

Kembali ke proses login, Jika berhasil login maka aplikasi akan menampilkan tampilan dashboard sebagai berikut.

2. Menu Keluar
Menu ini digunakan untuk keluar dari akses login, atau dengan kata lain untuk keluar dan langsung login kembali.

3. Menu Dashboard
Pada bagian dashboard ini, ditampilkan data statistic keuangan sekolah dengan berbagai sumbernya. Berikut penjelasan isi dari menu dashboard :

1. Informasi data sekolah : data ini ditampilkan pada bagian atas menu dashboard.
2. Tabulasi jenis anggaran : merupakan tabulasi untuk melihat data grafik berdasarkan jenis anggarannya seperti : BOS Pusat, BOS Daerah dan Lainnya.
3. Grafik penggunaan anggaran : informasi grafik penggunaan anggaran.
4. Tabulasi grafik anggaran : tabulasi untuk melihat penggunaan anggaran berdasarkan : Jenis Belanja, Anggaran Triwulan, Perbadingan Buku, Perbandingan Buku Sisa.

4. Menu Sinkron (Wajib ada internet)
Menu ini digunakan untuk mensinkronkan data dari sekolah ke dinas atau pun sebaliknya data dari dinas ke sekolah. Pada proses ini wajib menggunakan internet.

5. Sinkron Referensi manual
Menu ini digunakan untuk mengupload file referensi secara manual. Jenis file yang digunakan adalah *.ssm. ketika menu ini dipilih maka akan muncul form untuk mencari lokasi file yang ada di komputer. Kemudian klik Open.

6. Keluar Aplikasi
Menu ini digunakan untuk menutup/keluar dari aplikasi secara keseluruhan.